GENIET VAN JE ZAKENREIS

Ben je ook een van die ondernemers die buiten de zomervakantie nooit tijd hebben om de batterijen weer eens op te laden? Weet dat je een groot deel van de zakelijke reiskosten kunt declareren.

Als je het de zakenreis naar dat mooie eiland met wat ontspanning combineert dan valt dat onder gemengde kosten, waarvan het zakelijke deel aftrekbaar is.

Genieten

Na de zomervakantie gaan de meesten van ons niet meer op vakantie. Dat is jammer, want het is goed om tussendoor nog eens de batterijen op te laden. Een opiniepeiling van de site TripAdvisor onder zakenreizigers liet zien dat 62 procent meestal van zijn reis geniet, en 18 procent zegt zelfs altijd van de zakenreis te genieten. Het is dan ook niet verrassend dat de helft van de zakenreizigers zijn reis wel eens combineert met een privé-uitstap, door eerder te vertrekken of later terug te keren.

De ene zakenreis is de andere niet

Reizen wordt dus leuk bevonden, maar is natuurlijk niet goedkoop… daarom is het juist een idee om wat zakenreizen te overwegen in de komende maanden ;) De fiscus is niet altijd zo scheutig om kosten van zakenreizen te vergoeden, zeker niet als het om zonnige bestemmingen gaat… Gdansk en Detroit zullen minder snel fronsende wenkbrouwen oproepen dan een zakenreis naar Madagascar en de Mexicaanse kust.

Zakelijke kosten zijn aftrekbaar

De kosten die je maakt voor zakelijke belangen van je onderneming, zijn aftrekbaar. De belasting kijkt naar het motief achter het maken van de kosten, bij het beoordelen of het om zakelijke kosten gaat. Als duidelijk is dat je reis volledig is gemaakt om de zakelijke belangen van je onderneming de dienen, worden de kosten geaccepteerd als aftrekpost. Alleen als de kosten in verhouding tot de zakelijke belangen erg hoog zijn, grijpt de belasting in en wordt gecontroleerd of het wel om een redelijke verhouding tussen die twee gaat.

Gemengde kosten

Het is natuurlijk aangenaam om de zakenreis te combineren met wat ontspanning. Vooral als het om een zonnig oord gaat. Als je reis behalve een zakelijk karakter ook een persoonlijk karakter kent dan valt dat onder gemengde kosten, waarvan alleen het zakelijke deel aftrekbaar is. Als het persoonlijk karakter van de kosten meer dan 50% is, dan zijn de kosten in het geheel niet aftrekbaar.

En het kan best zijn dat het jaarlijks congres van de "betonmixervereniging" op Madagascar plaats vond. Bewijs dit dan wel netjes aan de hand van feitelijke elementen (programmabrochures, naamkaartjes, faxen en emails die afspraken bevestigen…). Gaat je vrouw ook mee die niets met de zaak te maken heeft, geef dan spontaan een belastbaar deel aan (dit maakt altijd een goede indruk). Is je vrouw secretaresse of partner zaakvoerder (misschien nog maar net voor de reis…) dan gaat zij ook uiteraard volwaardig mee op zakentrip.

Bescheiden

En misschien is het verstandig om bescheiden de reiskosten wat discreet te boeken. Je kunt bijvoorbeeld de reiskosten in de boekhouding opdelen in reiskosten, verblijfkosten, opleiding, representatie, etc. Zo verdwijnt die ene grote ‘reiskost’ uit je boekhouding.

Informatie van de Belastingdienst over het declareren van zakelijke (reis)kosten